Aanmaning en betalingsherinnering: wat je doet als een klant niet betaalt

Herinnering, aanmaning en 14-dagenbrief

• Een betalingsherinnering is geen wettelijk begrip. Je stuurt hem een paar dagen na de vervaldatum, als vriendelijke reminder.
• Een aanmaning is een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn om alsnog te betalen. Betaalt de klant ook dan niet, dan is hij in verzuim (artikel 6:82 BW).
• De 14-dagenbrief, ook wel veertiendagenbrief of WIK-brief, is de verplichte gratis aanmaning bij een particuliere klant voordat je incassokosten mag rekenen (artikel 6:96 BW).

Wettelijke betaaltermijnen

• Zakelijke klant zonder afgesproken termijn: na 30 dagen na ontvangst van de factuur is van rechtswege wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW).
• Zakelijk mag je maximaal 60 dagen afspreken. Langer kan alleen als dat uitdrukkelijk is afgesproken en niet kennelijk onbillijk is voor jou.
• Een grote onderneming (rechtspersoon) die een mkb'er of zzp'er betaalt, mag maximaal 30 dagen afspreken. Een langere termijn is nietig.
• De overheid betaalt in principe binnen 30 dagen, en maximaal binnen 60 dagen als de aard van de opdracht dat rechtvaardigt.
• Voor particulieren is er geen wettelijke termijn. Je bepaalt hem zelf, maar hij moet redelijk zijn.

Wat moet er in een 14-dagenbrief?

De 14-dagenbrief stuur je pas als de factuur al vervallen is. De Hoge Raad heeft in 2016 bepaald hoe hij er precies uit moet zien. Een brief die niet klopt, heeft geen gevolg: je moet dan een nieuwe sturen.

• Een betaaltermijn van 14 dagen die begint op de dag na ontvangst van de brief. Schrijf dus "binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd". "Binnen veertien dagen na dagtekening" is fout.
• De gevolgen van niet betalen, met het exacte bedrag aan incassokosten dat je dan rekent.
• Heb je meer openstaande facturen bij dezelfde klant, dan zet je die in één brief en tel je de bedragen op.

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

Bij particulieren geldt de wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij zakelijke klanten mag je contractueel iets anders afspreken, maar ten minste € 40 is altijd verschuldigd.

Wettelijke rente in 2026

• Particulieren en niet-handelstransacties: 4% per jaar, sinds 1 januari 2026.
• Wettelijke handelsrente (zakelijk en overheid): 10,4% per jaar, sinds 1 juli 2026.
• Na elk jaar wordt de rente bij het openstaande bedrag opgeteld.

Voorbeeldteksten om te kopiëren

Pas de delen tussen [haken] aan. De 14-dagenbrief volgt de formulering die de Hoge Raad in 2016 goedkeurde; verander de zin over de termijn dus niet.

Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer]

Beste [naam],

Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [bedrag], met vervaldatum [datum], nog open. Misschien is hij aan je aandacht ontsnapt.

Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer]? Is de betaling al onderweg, dan kun je dit bericht negeren.

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]

Onderwerp: Aanmaning factuur [factuurnummer]

Geachte [naam],

Op [factuurdatum] stuurden wij u factuur [factuurnummer] van [bedrag], te betalen uiterlijk [vervaldatum]. Ondanks onze herinnering van [datum herinnering] hebben wij nog geen betaling ontvangen.

Wij verzoeken u het bedrag van [bedrag] binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief over te maken naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer].

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan brengen wij de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening, met een minimum van € 40.

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]

Onderwerp: Laatste herinnering factuur [factuurnummer]

Geachte [naam],

Op [factuurdatum] stuurden wij u factuur [factuurnummer] van [bedrag], te betalen uiterlijk [vervaldatum]. Wij hebben uw betaling nog niet ontvangen.

Wij geven u de gelegenheid om het openstaande bedrag van [bedrag] alsnog te betalen binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd. U kunt het bedrag overmaken naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer].

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan brengen wij incassokosten in rekening. Deze bedragen [bedrag incassokosten volgens de staffel]. Daarnaast kunnen wij de wettelijke rente in rekening brengen.

Deze brief is kosteloos.

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]

Rekenvoorbeeld incassokosten

• Openstaand € 500: 15% van € 500 = € 75.
• Openstaand € 200: 15% is € 30, maar het minimum is € 40. Je rekent dus € 40.
• Openstaand € 4.000: 15% van € 2.500 (€ 375) plus 10% van € 1.500 (€ 150) = € 525.

Stappenplan

• Zet een duidelijke vervaldatum op elke factuur.
• Een paar dagen na de vervaldatum: een vriendelijke betalingsherinnering.
• Betaalt de klant dan nog niet: een aanmaning met een redelijke termijn, bij een particulier in de vorm van een correcte 14-dagenbrief.
• Blijft betaling uit: een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder inschakelen.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek, artikel 6:82 (ingebrekestelling)
• Burgerlijk Wetboek, artikel 6:96 (incassokosten, 14-dagenbrief)
• Burgerlijk Wetboek, artikel 6:119a (handelsrente, betaaltermijnen)
• Burgerlijk Wetboek, artikel 6:119b (overheid als betaler)
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten
• Rijksoverheid: hoogte wettelijke rente
• Hoge Raad 25 november 2016 over de 14-dagenbrief
• Ondernemersplein: stappenplan klant betaalt factuur niet
• Ondernemersplein: betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente

Deze gids is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, vraag het de Belastingdienst of je adviseur.