Factuurnummer: regels en een goede opbouw

Wat eist de wet?

Artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting vraagt om "een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd". De Belastingdienst zegt het zo: gebruik opeenvolgende nummers, met één of meer reeksen, en elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.

In je administratie leg je per uitgaande factuur onder meer de datum en het factuurnummer vast, en je bewaart van elke factuur een kopie.

Letters en meerdere reeksen

Volgens de toelichting van de Europese Commissie op de factureringsregels mag een reeks letters en cijfers bevatten, en kies je zelf of je meerdere reeksen gebruikt, bijvoorbeeld per vestiging, per soort levering of per klant.

Gangbare opbouw

Dit zijn veelgebruikte vormen. Het zijn voorbeelden uit de praktijk, geen wettelijke voorschriften:

Creditnota's

Een creditnota geldt zelf als factuur (artikel 34f Wet OB) en heeft dus ook een uniek nummer nodig. Of je die in dezelfde reeks nummert of in een eigen reeks, kies je zelf: de wet staat één of meer reeksen toe. Een creditnota verwijst altijd naar de oorspronkelijke factuur.

Tips

• Laat je facturatieprogramma de nummers uitdelen, zodat je nooit per ongeluk een nummer twee keer gebruikt.
• Stap je over van programma, laat de nummering dan doorlopen vanaf het laatste nummer in je oude programma.
• Wil je een verstuurde factuur ongedaan maken, maak dan een creditnota en verwijder de factuur niet.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Wet op de omzetbelasting 1968, artikelen 34f en 35a
• Belastingdienst: factuureisen
• Belastingdienst: uitgaande facturen administreren
• Europese Commissie: toelichting op de EU-factureringsregels

Deze gids is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, vraag het de Belastingdienst of je adviseur.