Privacyverklaring

invoice.systems is een product van De Regelneef, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 58835652. Vragen over privacy stuur je naar admin@de-regelneef.nl.

Voor jouw account (je e-mailadres, je bedrijfsgegevens, je abonnement) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking.

Voor de gegevens van jouw klanten en leveranciers die je in invoice.systems zet (namen, adressen, e-mailadressen, facturen, offertes, bankafschriften, inkoopstukken) ben jij verantwoordelijk. Wij verwerken die alleen in jouw opdracht, om de dienst te leveren, en gebruiken ze nergens anders voor. Wil je dat vastleggen in een verwerkersovereenkomst, mail ons dan.

• Account: je e-mailadres en je wachtwoord (alleen als onomkeerbare hash, nooit leesbaar), of je e-mailadres is bevestigd, en je sessies (de sleutel in je cookie bewaren we alleen gehasht).
• Bedrijfsgegevens: wat je in de instellingen invult, zoals naam, adres, KvK-nummer, btw-id, IBAN, e-mailadres, telefoonnummer, website, logo en je algemene voorwaarden.
• Abonnement: welk pakket je hebt en of de betaling rond is. Je betaalgegevens zelf staan bij Stripe, niet bij ons.
• Facturen, offertes en klanten: de gegevens van je klanten en je documenten. Geeft een klant online akkoord op een offerte, dan leggen we als bewijs vast: de opgegeven naam, het tijdstip, het IP-adres, de browser en een controlegetal van de inhoud.
• Bankafschriften: de transacties uit een MT940-bestand dat je uploadt, inclusief naam en rekeningnummer van de tegenpartij, om betalingen aan facturen te koppelen.
• Inkoop: inkoopfacturen en bonnen die je uploadt of naar je inkoopadres mailt, met het origineel. Bij mail ook de afzender en het onderwerp.
• Koppelingen: koppel je Stripe, Moneybird of Jortt, dan bewaren we de sleutels versleuteld en lezen we de gegevens die nodig zijn voor het overzicht.
• Gratis tools (factuur, offerte, herinnering en de rekenhulpen): wat je invult slaan we niet op. Je gegevens worden alleen in je eigen browser onthouden, zodat je ze de volgende keer niet opnieuw hoeft te typen.
• Serverlogboeken: bij elk bezoek registreert de webserver onder meer je IP-adres en de opgevraagde pagina, voor beveiliging en het oplossen van storingen.

• Om de dienst te leveren waarvoor je een account hebt (uitvoering van de overeenkomst): facturen maken en versturen, betalingen koppelen, je btw-overzicht, inkoop uitlezen.
• Om je mail te sturen die bij de dienst hoort, zoals de bevestiging van je e-mailadres en meldingen over je facturen.
• Om onze eigen administratie te voeren, zoals de facturen voor je abonnement (wettelijke plicht).
• Om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang).

Twee onderdelen gebruiken een taalmodel: Roderick, de assistent, en het uitlezen van inkoopfacturen en bonnen. Daarvoor sturen we de gegevens die nodig zijn voor die ene vraag of dat ene stuk naar Claude van Anthropic, via OpenRouter. Het resultaat is altijd een voorstel: een inkoopstuk telt pas mee als jij het hebt gecontroleerd en geboekt. Gesprekken met Roderick bewaren we niet; die staan alleen in je browser zolang het venster open is.

We verkopen geen gegevens en delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren:

• Hostinger: de server met de database, in een datacenter in Frankfurt (Duitsland).
• Resend: verzenden van mail (facturen, herinneringen, meldingen) en ontvangen van mail op je inkoopadres. Verwerking in de EU-regio (Ierland); Resend is een Amerikaans bedrijf.
• Stripe: betalingen voor je abonnement. Koppel je je eigen Stripe-account voor online betalingen door je klanten, dan loopt dat via jouw account bij Stripe.
• OpenRouter en Anthropic (Verenigde Staten): het taalmodel voor Roderick en het uitlezen van inkoop, zie hierboven.
• Google: opslag van onze back-ups. Die versleutelen we voordat ze de server verlaten.
• Moneybird of Jortt: alleen als jij een koppeling maakt.

Een deel van deze partijen zit buiten de Europese Unie. Daar sturen we alleen naartoe wat nodig is, op basis van de waarborgen die deze partijen in hun voorwaarden bieden. Daarnaast geven we gegevens alleen af als de wet ons daartoe verplicht.

• Je account en alles wat je erin zet: zolang je account bestaat. Je kunt je facturen, offertes, inkoop en btw-overzicht zelf exporteren, ook voor je eigen bewaarplicht van zeven jaar.
• Vraag je ons je account te verwijderen, dan wissen we je gegevens binnen drie maanden. De facturen die wij jou voor je abonnement sturen, bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat vraagt.
• Back-ups: versleuteld, en na ongeveer een week vervangen door nieuwere.
• Serverlogboeken: 14 dagen.

We gebruiken één cookie: de sessiecookie die je ingelogd houdt. Die is nodig om de app te laten werken en verdwijnt als je uitlogt of na verloop van tijd. Geen advertentie- of volgcookies, en geen analyse van je bezoek door derden.

• Alle verbindingen lopen via HTTPS.
• Wachtwoorden en sessiesleutels staan alleen als hash in de database; sleutels van koppelingen versleuteld (AES-256).
• Elk account ziet alleen zijn eigen gegevens.
• Back-ups worden versleuteld voordat ze de server verlaten.
• Alleen de beheerder heeft toegang tot de server.

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om je gegevens over te dragen. Veel kun je zelf in de app: je gegevens aanpassen en je documenten exporteren. Voor de rest mail je naar admin@de-regelneef.nl. We reageren binnen vier weken.

Gaat het om gegevens die een ondernemer over jou in invoice.systems heeft gezet, bijvoorbeeld omdat je klant bent, dan is die ondernemer je eerste aanspreekpunt. Kom je er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bij grote wijzigingen laten we het je per mail weten.